May 1, 2022
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5 Trends der Datenarchivierung 2022

Die Welt der Technologie und Wirtschaft steht auch in Zeiten der Pandemie nicht still. Unternehmen können es sich also nicht leisten, passiv zu beobachten und sich entspannt zurückzulehnen. Einfach mal abwarten und schauen, was am Markt passiert, funktioniert nicht. Frühzeitig erkennen und schnell adaptieren ist gefragt.

1) Auge in Auge mit der Bevölkerung

Zunehmend ist zu erkennen, dass die Öffentlichkeit Unternehmen an den Pranger stellen, wenn diese Falschaussagen treffen, Ihre Marketingversprechen nicht einhalten oder Dinge tun, die dem Allgemeinwohl schaden. Greenwashing zum Beispiel

Ein gutes Beispiel dafür ist Shell, größter Ölkonzern in Europa. 2019 klagten 7 Umweltorganisationen (z.B. Greenpeace, Milieudefensie) gegen den Öl-Riesen und wurde dabei von 17.000 Bürgern unterstützt. Zusätzlich wurden von einzelnen Personen Prozess und Pressekosten übernommen. In Den Haag wurden sie von Roger Cox als Anwalt vertreten. Das Ergebnis: Shell wurde verurteilt und muss bis 2030 seinen CO₂-Ausstoß um 45 % verringern. Ein Präzedenzfall.

Coca-Cola erlebte 2021 einen ähnlichen Fall als das Earth Island Institut in Washington D.C. gegen Coca-Cola aufgrund von irreführender Werbung klagte. So behauptete Coca-Cola in Werbekampagnen z.B. "Unser Planet ist uns wichtig" oder "Massstäbe setzen bei nachhaltigen Lösungen … und Investitionen in nachhaltige Verpackungen, um den CO2-Fussabdruck zu verkleinern".

Laut einem Report von BreakFreeFromPlastic ist der Getränkehersteller jedoch seit drei Jahren weltweit führende Plastik-Verschmutzer. So funktioniert das genannte Beispiel des Greenwashings.

Der Punkt ist folgender: Unternehmen, die in irgendeiner Weise in einen (juristischen) Konflikt geraten, sollten all Ihre Daten sicher, unverfälscht und vollständig archiviert haben. Diese, am besten lückenlose, Archivierung kann im Fall der Fälle über den Ausgang eines Konflikts entscheiden. Erfüllt ein elektronisches Dokument z.B. in Deutschland nicht die Anforderungen von HGB, der AO und detailliert den GoBD , können diese angezweifelt werden.

2) Fake-News

Fake-News sind uns allen spätestens seit Donald Trump ein Begriff. Die Unterscheidung zwischen Fakt und Fiktion wird immer schwieriger. So erging es dem kanadischen Premierminister Justin Trudeau. Ein Video zeigte Trudeau, wie er in etwa sagte "[...]Ihre Grundrechte anzugreifen oder Ihre Grundrechte einzuschränken, und ... wir werden es trotzdem tun [...]". (siehe Reuters Artikel). Der Premierminister sagte diese Worte zwar, jedoch in einem völlig anderen Kontext.

Nun müssen wir uns fragen, wie wir Fakt von Fiktion unterscheiden können, wenn z.B. vereinzelte Twitter-User Informationen (mit einer einfachen App) so manipulieren können, dass es einen Minister Kopf und Kragen kostet.

Archive und Datenarchivierung können Teile der Antwort sein. Immer mehr Personen des öffentlichen Lebens und auch Unternehmen werden in Zukunft mit Fake News konfrontiert werden. Wieder können nicht-veränderbare Daten, welche in einem rechtssicheren Archiv abgelegt sind, helfen Falschaussagen und Manipulationen aufzudecken. Gleiches gilt für manipulierte Daten und Dokumente.

3) Der CPO als C-Level Datenschützer

Schon mal vom CPO, dem Chief Privacy Officer gehört? Der CPO spielt in immer mehr Konzernen und Behörden weltweit eine Rolle, da er für das Management von Risiken im Zusammenhang mit Gesetzen und Vorschriften zum Datenschutz verantwortlich ist. Immer der CPOs reporten direkt an den CEO.

Da bringt einen CEO in eine etwas andere Situation, da die Informationslage verhärtet wird. Sammeln und verkaufen Unternehmen also Daten von Kunden, Partnern und Besuchern (siehe Facebook mit Cambridge Analytica), kann der CEO nicht mehr so tun, also hätte er da keine genauen Insights, da er in regelmäßigem Austausch mit dem CPO steht. Zumindest lässt sich Datenmissbrauch nicht mehr so glaubhaft leugnen, wie wir es von so manchem Konzern kennen.

Unternehmen müssen über klare und transparente Datenrichtlinien verfügen, welche unmissverständlich darlegen, wie zum Beispiel die EU-DSGVO technisch umgesetzt wird. DSGVO geht nut mit Datenarchivierung bzw. ILM. Es gilt, in Zukunft nachzuweisen (mehr denn je), was mit den Daten von Personen gemacht wurde, wie es gemacht wurde. Auch der Löschvorgang muss nachvollziehbar sein. Mit dem CPO gibt es neben dem Datenschutzbeauftragten in Zukunft einen C-Level-Verantwortlichen.

4) Der Weg in die Cloud

Nicht nur die (SAP) Systeme selbst wandern in zunehmend in die Cloud, auch die Daten bewegen sich immer weiter in die Wolke. Archivhersteller wie KGS Software bieten dafür Schnittstellen wie S3 und CMIS an. Unternehmen halten oft alte Systeme und Daten vor, selbst wenn die gesetzliche Pflicht nicht mehr besteht. In der Regel handelt es sich hier um historisch wichtige Daten. Manchmal kann es sicherer sein, diese Daten nicht mehr On-Premise zu halten sondern online in einem speicher abzulegen.

Hinzu kommt, dass volle Datenbanken im Umfeld von S/4HANA mehr Kosten bedeuten. Dazu habe ich hier etwas geschrieben.

5) SaaS als Treiber für Datenarchivierung

Laut Statista nutzen Unternehmen bis zu 100 SaaS Apps, um zu (be)arbeiten, verarbeiten, kommunizieren, steuern, organisieren etc. Tendenzen zeigen, dass die Nutzung solche SaaS Applikationen weiter steigen und "herkömmliche" Programme vollends ablösen werden. Daher wird es aus meiner Sicht in Zukunft immer wichtiger sein, diese Apps mit einem revisionssicheren Archiv verbinden zu können. Daten aus z.B. G-Suite müssen, Atlassian JIRA etc. müssen in Zukunft einfach archivierbar sein.