May 1, 2022
7 Minuten Lesezeit

Warum Archivierung besonders unter S/4HANA wichtig ist

So langsam wandelt sich der Markt. Viele Unternehmen stehen gerade vor der S/4 Einführung oder sind schon mittendrin. Neben all den Herausforderungen, die eine solche Umstellung mit sich bringt, müssen sich das Projektteam auch Gedanken um die Archivierung unter HANA Gedanken machen.

Wieso ist das gerade jetzt wichtiger denn je?

Der Grund liegt in der In-Memory-Datenbank "HANA". Im alten ERP wurden Daten und Dokumente im besten Fall in einem externen Content Server abgelegt, welcher die Daten rechtssicher auf ein Storage wie NetApp oder DELL ECS legt. Unter S/4HANA werden die Daten im RAM, also dem Arbeitsspeicher gehalten. Je mehr Daten also in der Datenbank HANA liegen, desto mehr RAM Speicher wird gebraucht. RAM Speicher ist teuer und hier liegt der Casus Knacksus.

Es gilt also, den Daten Herr zu werden. Bedeutet also: Fragen müssen beantwortet und Entscheidungen getroffen werden. Welche Daten können gelöscht werden, was muss wie lange im Unternehmen bleiben und wie funktioniert eigentlich die Migration solcher Daten?

SAP-Daten und SAP-Dokumente archivieren? Warum überhaupt?

Aus meiner Sicht gibt es zwei wirklich gute Gründe für Archivierung:

  1. Systemüberlastung und damit verbundene Kosten
  2. Gesetzliche Regelungen

Systemüberlastung und damit verbundene Kosten

Ein SAP-System generiert täglich unzählige Daten. Wie bereits beschrieben, ist das gerade im HANA Umfeld mit stetig steigenden Kosten verbunden. Ebenfalls kann die Sammlung von Daten und Dokumenten das System mittel- bis langfristig in die Knie zwingen.

Die Datenarchivierung kann hier Abhilfe schaffen. Durch die SAP-Datenarchivierung werden (aktuell) nicht benötigte Daten aus der Datenbank entfernt und auf einem externen Medium abgelegt. Inhalt dieser Daten kann alles sein, was im operativen Geschäft nicht mehr gebraucht wird. Das können E-Mails sein, Angebot, Faxe, Finanzdaten und vieles mehr.

Gleiches gilt auch für Dokumente. Viele Dokumente werden per Default in Datenbanken abgelegt. Das lässt sich ebenfalls verhindern und spart entsprechende Kosten.

Gesetzliche Regelungen

Gewisse Daten und Dokumente (z.B. Rechnungen) müssen langfristig verfügbar sein. Dies ist in diversen gesetzlichen Regelungen klar beschrieben. Zur langfristigen Verfügbarkeit gehört auch die s.g. Revisionssicherheit. Daten und Dokumente müssen so abgelegt werden, dass sie nicht verändert oder verfälscht werden können. Dieser Zustand muss für einen gewissen Zeitraum sichergestellt werden. Dieser Zeitraum, die Aufbewahrungsfrist, ist abhängig von der Dokumentart. So hat eine Rechnung andere Aufbewahrungsfristen als z.B. eine Bewerbung oder Verträge.

Der Unterschied zwischen SAP-Daten und SAP-Dokumenten

Bei der Datenarchivierung geht es, wie bereits erwähnt, vor allem um die Entlastung des Systems bzw. der Datenbank. Alle Daten, die im operativen Geschäft aktuell nicht mehr benötigt werden, werden archiviert und extern sicher aufbewahrt.

Bei der SAP-Dokumentenarchivierung geht es vor allem um die Archivierung von ein- und ausgehenden Dokumenten, wie z.B. Rechnungen. Archivierte Dokumente werden in der Regel via ArchiveLink (siehe unten) auf einem externen Speicher abgelegt und sind dort zu jeder Zeit über SAP zugreifbar.

Wie werden SAP-Daten und Dokumente archiviert?

Im besten Fall werden Daten und Dokumente auf einem externen Storage revisionssicher abgelegt. Dazu lässt sich ein s.g. Content Server am SAP System anbinden, welcher dann als Middleware Daten auf einem Storage-System ablegt. SAP bringt einen solchen Content Server mit. Dieser ist jedoch nur für die minimalsten Anforderungen geeignet und erhält keinen Support seitens SAP. Spezialisierte Anbieter wie die KGS Software GmbH bieten wirklich smarte Alternativen für jegliche Datenmengen an.

Im SAP Umfeld gibt es dafür aktuell dreit Schnittstellen, welche nach Einsatzzweck ihre Vorteile haben:

  1. ArchiveLink
  2. ILM (Information Lifecycle Management)
  3. CMIS

ArchiveLink ist ein Service (und gleichzeitig auch ein Protokoll) welcher in den SAP Web Application Server integriert ist. Er dient zu Verlinkung von archivierten Dokumenten mit dem SAP System.

ILM (BC-ILM) ist eine Erweiterung der Datenarchivierung und kommt ursprünglich aus dem Bereicht der Logistik. ILM gewinnt seit Inkrafttreten der EU-DSGVO immer mehr an Relevanz und wird von SAP als kostenloses Add-On angeboten. Durch ILM kann sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten nicht gespeichert und/oder verarbeitet werden, wenn der ursprüngliche Zweck dieser Daten nicht mehr besteht.

Ein gutes Beispiel ist hier die Bewerbung. Während der Bewerbungsphase werden die entsprechenden Unterlagen des Kandidaten benötigt. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, müssen die Daten des Klienten gelöscht werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

CMIS spielt eine etwas gesonderte Rolle. Es handelt sich hier um eine offene Schnittstelle, die es schon seit längerem gibt, jedoch erst gegen 2018 in den SAP Dokus gerückt ist. CMIS wird besonders in Bezug auf die Cloud interessant. Dort gibt es z.B. ArchiveLink nicht mehr.

Archivierung und S/4HANA

Unter S/4HANA rückt die Archivierung nochmals in einen besonderen Fokus. Daher ist es wichtig, ein zukunftsfähiges Archiv einzusetzen. Hier meine ich wirklich "Archiv". Große DMS oder ECM-Systeme sind meist überflüssig, wenn es nur um Archivierung geht.

Natürlich bringt ein DMS-System einiges an Funktionen mit und die meisten davon kann SAP auch out-of-the-box bieten. Hinzu kommt, dass viele Funktionen erst gar nicht gebraucht werden und die Einarbeitungszeit Zeit und Geld frisst. Ich vergleiche das gerne mit Microsoft Word. Das Programm hat wirklich viel Funktionen, doch die meisten Angestellten nutzen nur 3-5% davon. Ähnliche habe ich es oft bei DMS-Systemen erlebt.

Die reine Archivierung kann durch schlanke Middleware abgedeckt werden. Sie steht zwischen SAP und Storage System und organisiert die Ablage, ggf. Veränderung, Löschung und das Abrufen von Dokumenten und Daten.

Sofern diese Archivsoftware nicht nur ArchiveLink und ILM unterstützt, sondern auch CMIS spricht, gelingt auch der Sprung in die Cloud.

Migration und S/4HANA

Wie bereits beschrieben, ist es sinnvoll, Daten vor dem Sprung auf S/4HANA in ein leistungsfähiges Archiv zu migrieren. Das reduziert vor allem die Betriebskosten des Systems. Eine solche Migration muss gut geplant sein. Das gilt für die Umsetzung wie auch für die Konzeption. Die meisten Unternehmen unterschätzen hier die Zeit, die eine solche Migration in Anspruch nehmen kann. Bei langsamen Quellsystemen (und davon gibt es einige auf dem Markt) kann die Migration Wochen oder Monate dauern. Meine längstes Migrationsprojekt dauerte 2,5 Jahre, nur weil das Quellsystem eine schlechte Performance hatte. Weitere Themen könnten die Infrastruktur oder auch fehlendes Wissen sein. Meine Erfahrung aus unzähligen Migrationen zeigt, dass viele Unternehmen gar nicht wissen, welche Daten sie haben, wo sie liegen und was davon wirklich relevant ist. Das beansprucht in der Konzeptionsphase eine Menge Zeit.

Bei einer Migration schaut oft eine Wirtschaftsprüfer "von oben" drauf. Ich hatte in der Vergangenheit viel mit KPMG und E&Y zu tun. Für Wirtschaftsprüfer ist eine hundertprozentige Nachvollziehbarkeit enorm wichtig. Daher sollte darauf geachtet werden, dass nachgewiesen werden kann, dass Dokumente zum Beispiel nicht verändert wurden, dass das Verfahren transparent ist und es einen lückenlosen Nachweis pro Dokument oder Datensatz gibt.

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