May 1, 2022
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Wie SAP Archivierung Ihr Unternehmen erfolgreicher macht

Datenarchivierung ist im SAP-Umfeld empfohlene Praxis. Spätestens mit der digitalen Betriebsprüfung oder zuletzt der EU-DSGVO müssen Unternehmen dieses Thema im Blick haben.

Viele schieben den Prozess jedoch noch auf. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen noch (nahezu) keine Berührungspunkte mit der SAP Datenarchivierung hatten, obwohl Kosten und Performance-Verlust das Ergebnis sind.

Unternehmen scheuen sich aus meiner Sicht genau aus 3 Gründen vor der SAP Datenarchivierung:

1. Fehlende Ressourcen (Personal & Zeit)
2. Unkenntnis (Kein Archivierungs-Know-How)
3. Angst (Datenverlust, Kosten, Betriebsstörungen)

In der Regel ist es so, dass nur ein kleiner Prozentsatz aller Anwendungsdaten (Bewegungsdaten) im täglichen Betrieb genutzt wird. Die Löschung der ungenutzten Daten ist an der Stelle meist keine direkte Option, da es z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt.

Die meisten, in der SAP-Datenbank liegenden Daten können in regelmäßigen Abständen in ein digitales Langzeitarchiv gelegt werden. So wird das System entlastet und die Performance steigt. Alle Daten bleiben weiterhin im Lesezugriff.

# 1. Reduzierung der Datenbankgröße
Es gibt nach meinem aktuellen Kenntnisstand über 800 Archivierungsobjekte in den SAP Business Applications (SAP ERP, SAP CRM, SAP SCM). Die Nutzung der Datenarchivierung sorgt dafür, dass die Datenbank entlastet wird, was auf der anderen Seite die Performance der ganzen Landschaft verbessert. Die Geschwindigkeit von Auswertungen, Antwortzeiten oder z.B. Reports wird sich verbessern. Ebenfalls werden immense Kosten gespart, wenn der Schritt in die (SAP) Cloud geplant ist, da hier Kosten für Speicher anfallen. Die regelmäßige Datenarchivierung ist ein gutes Werkzeug zur Regulierung der SAP Datenbank und gibt Ihnen die Möglichkeit Daten in ein Langzeitarchiv zu transferieren, ohne den Zugriff auf diese Daten zu verlieren.

# 2. Backups werden kleiner und benötigen weniger Zeit
Die SAP-Datenarchivierung auch Einfluss auf andere Teile ihrer IT-Infrastruktur: Dem Backup. Daten / Informationen, die in ein Langzeitarchiv (wie z.B. das der KGS Software GmbH) sind in der Regel nicht mehr Teil des täglichen Backups. Weniger Daten müssen gesichert werden, das Back-Up Fenster wird schmäler und die Zeit der Wiederherstellung ist geringer.

# 3. Schnellere Ergebnis im Daily Business
Ganz einfach: Je weniger Daten Sie in Ihren SAP Datenbanken haben, desto weniger Abfragen müssen Ihre Server verarbeiten. Das spart enorm Zeit in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter. Weniger ist manchmal mehr. Weniger Daten in der Datenbank bedeutet gleichzeitig mehr Performance im System und somit schnellere Antwortzeiten.

# 4. Upgrades verkürzen
Bei einem Upgrade oder einer Kopie müssen massig Daten von A nach B transferiert werden. Daher ist meine Empfehlung, vor einem solchen Schritt eine Datenarchivierung durchzuführen. Dieser Schritt reduziert die Daten, die in das neue System migriert werden müssen. Das führt automatisch zu kürzeren Upgradeprojekten.